Estás usando mal la intranet de tu empresa

En la era de Slack y Zoom, ¿existe realmente algún lugar para una intranet empresarial? Después de todo, sus empleados pueden chatear, planificar e intercambiar emojis lo suficientemente bien en Slack, y Zoom les permite estar cara a cara con sus colegas, incluso cuando trabajan desde casa. ¿Realmente quiere cargarlos con otra plataforma más para administrar?

Yo diría que sí, y que la intranet puede reemplazar algunos de sus chats de Slack y reuniones de Zoom, en lugar de operar además de ellos.

Antes de abandonar el barco, escúchame: con tanta gente trabajando de forma remota en estos días, los líderes corren un riesgo real de quemar a sus empleados con demasiadas formas de comunicación: mensajería, correo electrónico, conferencias virtuales, etc. Una intranet moderna puede simplificar esas funciones en un espacio digital, lo que facilita la conexión y le permite recrear el efecto de enfriador de agua que todos se han perdido.

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Pero tenga en cuenta que este tipo de solución podría no funcionar para todos. En ciertas funciones en las empresas de tecnología, por ejemplo, las relacionadas con la venta minorista y la fabricación, los empleados no trabajan exclusivamente en un escritorio o frente a una computadora. (De hecho, algunos no tienen mucho acceso a la computadora).

Es cierto que una intranet puede no ser tan útil en estos roles, pero eso no significa que no pueda tener efectos profundos en las empresas que necesitan conectar a sus trabajadores de escritorio remotos.

No, la intranet no es en vano

Con tanta incertidumbre sobre cuándo será realmente seguro volver a la oficina y cómo le irá a la economía durante los próximos meses, la transparencia es primordial. Necesita un medio para compartir fácilmente las noticias de la empresa, actualizar rápidamente los protocolos y crear un diálogo continuo con su equipo. Una intranet empresarial bien mantenida es fundamental para ese tipo de comunicación de arriba hacia abajo.

Pero hoy en día a menudo tienen una mala reputación, y por una buena razón. Las intranets desatendidas funcionan más como cajón de basura corporativa que una herramienta de comunicación dinámica.

Las empresas tienden a usar sus intranets como vertederos de contenido, sin un plan para organizar la información o hacer que el sitio sea fácil de usar. No es de extrañar que los empleados no quieran navegar por un espacio web torpe cuando pueden fácilmente Slack a sus compañeros de equipo o supervisores para obtener información.

Sin embargo, la belleza de la intranet de una empresa es que cuando se usa bien, agiliza la comunicación y hace que todos estén en sintonía al mismo tiempo. También reduce la sobrecarga mental asociada con enviar mensajes a varias personas en varias plataformas.

Más importante aún, la intranet es nativa de su empresa, mientras que otros servicios de mensajería y colaboración no lo son. Está muy bien compartir un archivo en un mensaje rápido, pero esa no es una forma eficiente de intercambiar documentos a lo largo del tiempo. Tener un centro centralizado donde los empleados pueden encontrar todos los documentos que necesitan reduce la confusión y el tiempo dedicado a buscar archivos del intercambio de Slack de la semana pasada, si es que puede acceder a él.

Una intranet también reduce el ruido que inunda a los trabajadores todos los días desde todas estas plataformas de mensajería. (En una semana determinada, por ejemplo, los miembros del equipo pueden enviar 200 mensajes solo en Slack.) Es difícil encontrar una señal cuando estás bombardeado con información esencial y trivial durante todo el día.

No estoy discutiendo contra Slack, el correo electrónico o cualquier otra plataforma. Todos tienen sus usos. Pero creo que las intranets están infrautilizadas y la crisis de COVID-19 es una oportunidad perfecta para reconsiderar su papel en las comunicaciones internas.

Entonces, ¿quién debería construir la intranet?

Uno de los mayores desafíos para atraer a las personas a la intranet de una empresa es hacerla relevante y persuadirlos de que allí se puede encontrar valor. Al contrario de lo que podría pensar, esas tareas recaen sobre los hombros de los gerentes, no de recursos humanos ni de su departamento de comunicaciones.

Cuando mi empresa encuestaron a más de 400 profesionales involucrados en la supervisión de las intranets de sus empresas, descubrimos que solo el 4% se consideraban líderes de comunicaciones internas. Asimismo, poco menos de la mitad creía que la dirección de su empresa incluso entendido Comunicaciones internas.

La falta de dirección ejecutiva es un factor determinante en las intranets fallidas. (Si el liderazgo no lo usa, ¿cómo puede esperar que los empleados lo revisen regularmente?) Pero esta es una buena noticia porque indica una gran oportunidad de mejora. Cuando los gerentes y ejecutivos se involucran con la intranet, la estrategia y la calidad del contenido aumentan, convirtiéndola en un verdadero centro de comunicaciones.

Veo a los jefes de departamento como parte integral de las intranets de empresas exitosas porque saben lo que está sucediendo, los tipos de información que sus equipos quieren ver y cómo piensa su gente. Pueden elaborar estrategias en torno a qué artículos, publicaciones, videos y eventos virtuales involucrarán a los empleados de una manera que un equipo de comunicaciones aislado no puede hacerlo.

La capacidad de aprovechar esas habilidades sociales y la comprensión de las preferencias de los empleados será crucial en el futuro. A medida que la pandemia continúa, las personas pasan cada vez más tiempo sin conectarse con sus colegas de manera significativa. Las charlas en la sala de descanso, los almuerzos de la empresa y las horas felices improvisadas: eran oportunidades en las que las personas se unían y realmente podían sentirse como parte de un equipo.

Sin esas oportunidades, la moral se desvanecerá, lo que significa que la gente también se agotará y se desvinculará. Los eventos y mensajes virtuales ciertamente no pueden reemplazar el contacto en persona. Pero en la era COVID-19, tenemos que arreglárnoslas.

La intranet de su empresa ofrece una oportunidad única no solo para crear un espacio de comunicación centralizado, sino también para volver a involucrar a las personas que se sienten abandonadas mientras trabajan de forma remota. Aunque los jefes de departamento y otros líderes deben ejecutar una renovación de la intranet, no puede hacerlo solo. Necesitará empleados que le ayuden a escribir y actualizar el contenido, así como a moderar el sitio.

Afortunadamente, he descubierto que esas tareas pueden reavivar el sentido de propósito y la pertenencia de las personas a la empresa.

¿Cómo se consigue la aceptación de los empleados?

En el mejor de los casos, la intranet de la empresa puede informar, conectar e inspirar. Pero primero, la gente debe querer para usarlo. No espere que esto suceda de la noche a la mañana; la intranet tardará un tiempo en convertirse en una prioridad.

Empiece por reunirse con los empleados donde estén. Comparta recordatorios y enlaces a información nueva que se haya publicado en la intranet para que se acostumbren a ir allí para ver los últimos anuncios. Quieres que la gente piense en esto como la sala de redacción de la empresa, así que asegúrate de que tu contenido sea relevante. Incluya actualizaciones locales sobre los casos de COVID-19 y comparta tanto las noticias de la compañía como los conocimientos de liderazgo sobre temas más amplios.

Al mismo tiempo, no desea abrumar a los empleados. ¿Recuerdas lo que dije sobre el ruido? La intranet no debería agregar más. Publique consistentemente, pero no publique actualizaciones de arriba hacia abajo más de un par de elementos al día. Cuando todo esté dicho y hecho, su intranet debe estar bien gobernada (en lugar de un «centro de todo»). Si las personas se sienten sobrecargadas de información, dejarán de consultar el sitio.

En última instancia, desea que la intranet sea un recurso para los empleados, un lugar donde puedan actualizarse sobre la misión de la empresa y hacia dónde se dirige. Cuando no pueden estar juntos en persona, deben encontrar otras formas de mantener una organización cohesionada. Con un poco de trabajo en equipo y práctica, su intranet podría ser la mejor manera de lograrlo.

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Publicado el 11 de septiembre de 2020-08: 24 UTC

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