La analítica es el antídoto para la cultura de reuniones tóxica

La baja y variable calidad de las reuniones es un problema constante para las organizaciones grandes y pequeñas. Si bien la ‘fatiga del zoom’ es sin duda un factor reciente de insatisfacción en las reuniones, durante años, la cultura de las reuniones generales ha desalentado la participación diversa y el compromiso de calidad.

Un estudio publicado en la American Political Science Review en 2012 encontró que las mujeres hablan un 25% menos que los hombres en las reuniones en las que ambos están presentes. Quizás aún más alarmante, la investigación publicada en HBR en 2014 mostró que las mujeres tienen el doble de probabilidades de ser interrumpidas en el diálogo grupal, especialmente en industrias y organizaciones dominadas por hombres. Pero con décadas de investigación Al destacar los beneficios de las organizaciones diversas e inclusivas, es hora de que hagamos algo para llevar esa diversidad e inclusión a las reuniones.

Las organizaciones que intentan combatir esto constantemente se encuentran con el mismo problema: no tienen herramientas para medir el compromiso de la reunión. Las encuestas pueden proporcionar instantáneas, pero no una transparencia detallada y continua.

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Afortunadamente, con el auge de las videoconferencias, están empezando a surgir mejores herramientas y pueden comenzar a darnos una idea no solo de cuán diversas e inclusivas son nuestras reuniones, sino también de cuán productivas y eficientes son.

Cómo la analítica de reuniones puede medir e impulsar el compromiso de la reunión

Los datos se han convertido en la clave para el éxito de la evaluación comparativa en casi todas las facetas comerciales, con algunas excepciones notables. Deloitte’s Informe Global Human Capital Trends 2018, dice que “el 84% de los encuestados considera que el análisis de personas es importante o muy importante”, pero solo “el 8% de las organizaciones informa que tiene datos utilizables”, y esto es especialmente cierto para las reuniones.

Sin embargo, con el auge de las videoconferencias durante COVID-19, las organizaciones tienen la tecnología al alcance de la mano para explorar información real sobre reuniones por primera vez.

Por ejemplo, Microsoft análisis de lugar de trabajo usados ​​recientemente para ver cómo cambiaron sus patrones de trabajo durante COVID-19. Aunque Microsoft se centró en el tiempo de reunión, el análisis de reuniones tiene el potencial de ir mucho más allá y puede brindar a las organizaciones datos útiles sobre casi todos los aspectos de la cultura de reuniones.

Aquí hay tres métricas que su organización podría beneficiarse del seguimiento para hacer que sus reuniones sean más eficientes, inclusivas y agradables para todos los participantes:

1. Sepa si sus reuniones comienzan y terminan a tiempo

Uno reuniendo estimaciones de expertos que las empresas gastan un total de $ 1.4 billones en reuniones cada año, pero casi siempre son una línea de pedido invisible que nadie tiene en cuenta. El ROI es importante en todos los demás entornos comerciales, excepto en las reuniones.

Los datos de Microsoft han demostrado el poder de realizar un seguimiento de la duración de las reuniones, pero saber si sus reuniones comienzan y terminan a tiempo es otra métrica clave para evaluar el estado general de la reunión.

El poder de la analítica de reuniones sería la granularidad de los conocimientos. No solo puede realizar un seguimiento de la hora de inicio y finalización de la reunión desde el punto de vista organizativo, sino también a nivel individual. ¿Algún gerente en particular facilita constantemente reuniones que comienzan tarde o se repiten? ¿Un empleado desinteresado llega crónicamente tarde a las reuniones?

Lo más probable es que ni siquiera sean conscientes de esto, pero al reunirse, los equipos de análisis podrían identificarlos rápidamente como problemas y luego comenzar a encontrar soluciones.

2. Realice un seguimiento del compromiso general e individual de las reuniones

El compromiso de los empleados es de vital importancia para la salud de una organización. En el más reciente de Gallup Q12 Metaanálisis del compromiso de los empleados, descubrieron que las organizaciones que tenían los empleados más comprometidos superaban a las organizaciones con el compromiso más bajo en un 10% en lealtad del cliente, un 21% en rentabilidad y un 20% en productividad.

Entonces, ¿cómo puede un administrador de reuniones utilizar el análisis de reuniones con las herramientas que ya tiene a su disposición? Muchas plataformas detectan quién está hablando, pero al pensar en esto como un recurso de datos, tenemos la oportunidad de mostrar a los facilitadores de la reunión qué asistentes han estado hablando demasiado o no lo suficiente.

Sin embargo, las métricas de expresión oral son solo la punta del iceberg, ya que el compromiso real de la reunión se puede medir de varias maneras. ¿Un empleado toma notas constantemente? ¿Alguien ha desarrollado o actualizado una agenda para mantener la reunión en el tema? ¿Qué pasa con el tiempo para compartir la pantalla o los comentarios no verbales?

Las organizaciones deberían explorar cómo las plataformas digitales podrían registrar este tipo de datos para que el compromiso crítico, que a menudo se siente pero no se mide, no se ignora al evaluar el estado de la reunión.

3. Recopilar datos demográficos para explorar la diversidad de reuniones y la participación inclusiva

Una vez que tenga las estadísticas de participación, su organización puede considerar desglosar estos datos por género, raza, edad, función o salario, para obtener una comprensión a nivel macro de su cultura general de reuniones.

Cuando comienza una reunión, los empleados se autoidentifican voluntariamente en la plataforma de reuniones. Puede comenzar haciendo un seguimiento de la diversidad general de los participantes de la reunión, pero esto podría profundizarse aún más en las estadísticas de participación, como el tiempo de uso de la palabra y el uso de funciones de colaboración para ver claramente qué tan inclusivo es su participación en la reunión.

¿Se interrumpe constantemente a las mujeres? ¿Se pondera el compromiso por igual entre los participantes? Estas son preguntas críticas que la mayoría de las organizaciones simplemente pueden adivinar en este momento.

Cómo empezar a realizar un seguimiento de las métricas de las reuniones

Comenzar con el análisis de reuniones puede ser más fácil de lo que cree. Es posible que se sorprenda de los análisis a los que su organización ya tiene acceso internamente.

El primer paso es hacer una revisión. Tome nota de las métricas de reuniones que serían útiles pero que faltan en sus capacidades actuales. Como ha demostrado Microsoft, es bastante fácil comenzar a rastrear la duración de las reuniones. A partir de ahí, busque plataformas de videoconferencia que estén comenzando a adoptar un análisis de reuniones más profundo.

Por supuesto, el antídoto para la cultura de reuniones tóxicas no es sólo tener análisis de reuniones, pero utilizándolos de una manera transformadora.

Cada equipo tiene necesidades diferentes y cada reunión se ve diferente, pero definir y calibrar objetivos de participación de reuniones y KPI únicos es un buen lugar para comenzar. Luego, incluya estos KPI en las revisiones regulares de los empleados.

Con el tiempo, esto creará un ciclo de retroalimentación positiva donde los empleados aprenderán a priorizar reuniones rápidas y eficientes con participación equitativa, construyendo una buena cultura de reuniones en el ADN de su organización.

Publicado el 6 de octubre de 2020-08: 30 UTC

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